Pe scurt, documentul nu răspunde la întrebarea cine apare formal într-o firmă, ci cine o controlează efectiv. Diferența pare mică la prima vedere, dar în multe situații administrative este esențială.

Ce informații confirmă extrasul

Un extras registru beneficiari reali este folosit pentru a confirma identitatea beneficiarului real al unei firme, adică persoana fizică ce deține sau controlează în ultimă instanță compania. Din punct de vedere practic, acesta este motivul pentru care documentul apare atât de des în verificările bancare, în procesele KYC sau în analizele interne făcute înaintea unei colaborări comerciale.

De multe ori, antreprenorii cred că este suficient certificatul constatator, pentru că acolo apar datele firmei, administratorii sau sediul. Totuși, extrasul de beneficiar real are alt scop.

El clarifică cine este persoana fizică aflată în spatele controlului efectiv, iar asta contează mai ales când o instituție verifică structura companiei dincolo de aparențele formale. Printre serviciile principale disponibile pe Depus.ro se numără și acest document, alături de certificatul constatator și alte acte oficiale solicitate frecvent online.

Când se cere cel mai des

• În relația cu banca

Aici apare una dintre cele mai frecvente situații. O bancă poate cere documente actualizate atunci când deschizi un cont, actualizezi datele firmei sau treci printr-o reverificare internă. În practică, multe companii descoperă atunci că nu este suficient să trimită doar certificatul constatator. Banca vrea și dovada privind beneficiarul real, tocmai pentru a înțelege cine controlează efectiv societatea.

• Pentru compliance, audit și verificări interne

Un extras beneficiar real ONRC este util și în zonele de audit, due diligence sau compliance. De exemplu, când o companie mare vrea să verifice un furnizor nou, nu se uită doar la denumirea firmei și la CUI. În multe cazuri, analiza merge mai departe și urmărește cine deține controlul real.

Pentru departamentele de risc și conformitate, această informație nu este un detaliu administrativ, ci o parte din verificarea de bază a partenerului. Procedura și accesul la registru sunt reglementate de ONRC prin serviciul său online de furnizare de informații din RBR.

Extras registru beneficiari reali | Depus.ro

Cum îl obții fără să alegi documentul greșit

Aici apar cele mai multe confuzii. Mulți caută un act despre firmă și aleg primul document care li se pare familiar. Numai că una este certificatul constatator, alta este extrasul privind beneficiarul real. Dacă instituția cere clar beneficiarul real, trimiterea unui alt document poate însemna refacerea dosarului și întârziere inutilă.

Pentru solicitarea online, poți merge prin procedura ONRC, care presupune înregistrare și acces la registru, sau poți folosi un intermediar care simplifică procesul. Depus.ro spune că oferă acces 100% online la aceste documente, cu livrare pe e-mail, și precizează că este un portal independent, neafiliat cu ONRC, iar documentele sunt eliberate de instituțiile competente.

Ce greșeli apar cel mai des

Prima greșeală este confuzia dintre beneficiar real și asociat sau administrator. Uneori sunt aceeași persoană, dar nu întotdeauna, iar instituțiile nu lucrează pe presupuneri. A doua greșeală este folosirea unui document nepotrivit pentru scopul cerut.

În viața reală, acest document devine important exact atunci când nu mai este loc de improvizații. Când ai de demonstrat cine controlează firma, când treci printr-un control de conformitate sau când un partener vrea să înțeleagă structura reală a companiei, extrasul din Registrul Beneficiarilor Reali este actul care lămurește rapid ceea ce alte documente doar sugerează.